APA格式（American Psychological Association）是一种被广泛使用的论文撰写格式，特别是心理学、教育学、社会科学等学科都会要求使用APA格式撰写论文，APA格式对于论文正文、参考文献等也有其特定的格式要求。今天AcademicPhD就来介绍一下如何在Word、WPS这两款常用的论文写作软件中设置生成转换APA论文格式。
如何使用Word生成APA格式
AcademicPhD先为大家展示如何使用Word一步步生成APA格式的论文。
第一步：
首先，要设置论文页面的基本格式，APA格式应双倍行距，字体最好是12号Times New Roman，并设置1英寸的页边距。页边距在“布局”工具栏中调整，字体、字号、行距都可以在“开始”工具栏中简单调整。
基本格式中还包括页眉页脚部分的调整。APA格式页面右上角标注论文页码，页码从首页开始，以阿拉伯数字1,2,3,4……依次排列。左上角页眉部分添加论文短标题（Running Head）。页眉和页码都可以在“插入”工具栏中添加。
第二步：
APA格式论文一般遵循以下的顺序：标题、摘要、正文、参考文献、尾注、表格、图片、附录。尾注、表格、图片、附录这四部分根据论文实际写作情况酌情添加，不是必要部分，我们这里也不多赘述了。我们主要介绍如何调整论文的标题页、摘要页、正文和参考文献页格式。
APA格式论文标题页由论文的标题，作者的姓名，作者的隶属关系和作者注解这几部分组成。标题页的字体字号都与论文正文保持一致。
论文标题在页面顶端三至四行后，居中、加粗，主要单词的首字母大写。后空一行，输入作者姓名。再另起一行，输入作者的隶属关系。隶属关系一般是指作者进行研究的机构，比如大学的名称等。作者姓名行和隶属关系行也需要保持双倍行距并居中。作者注解位于标题页下半部分，一般包括作者联系方式、论文研究注册、数据共享等信息。“Author Note（作者注解）”作为注解部分的首行，加粗，居中，具体注释部分按照正文格式撰写即可。不过，作者注解部分在专业程度较高的论文是需要补充的，普通的学生论文中不需要这部分。
第三步：
接下来是论文的摘要页，摘要页的字体字号也与正文一致。摘要部分第一行“Abstract（摘要）”加粗居中。另起一行，开始概述研究主题、研究方法、研究结论等摘要需包含的内容，注意段首不要缩进，并保持左对齐和双倍行距。后再另起一行，输入关键词（Keywords）。注意关键词段段首要缩进0.5英寸，“Keywords：”要斜体。
“居中”功能在选中待处理的文本后，在开始工具栏中点击“居中”符号即可。居中符号左边的符号即“左对齐”，选中待处理的文本后点击左对齐即可。不过Word一般默认左对齐，通常不用再调整。
第四步：
再次，是论文的正文部分。论文正文的第一页，论文标题需在页面顶部居中，并加粗。正文采用左对齐、双倍行距的基本格式，每段段落首行缩进0.5英寸。
选中正文，右击选择“段落”界面，在“特殊格式”中可调整段首缩进。段首缩进即首行缩进，缩进值填写0.5英寸。此外，对齐方式和行距也可以在“段落”界面中调整。
正文部分比较繁琐的是文内引用，APA格式中引用的内容一般都直接在文内以括号形式标记，且需要在参考文献中出现。文内标记一般有两种作用，一是转述（Paraphrase），二是直接引用（Direct Quote）。转述一般是指概括或汇总其他来源的文献。此时在括号中标记作者姓氏及出版年份即可。引用就是直接引用文献内容，需要标注引用文献的作者姓氏、出版年份和引用部分的页码。
下图中示例也为大家标注了文内引用的基本形式，可见APA格式文内引用都较为推崇转述的形式。
Word中添加文内引用是可以自动生成的。先在“引用”工具栏中点击“插入引文”-“添加新源”。按要求填写好后，再次点击插入引文，选择刚填写好的文献即可生成文内引文。Word的引用功能还是很强大的，书籍、期刊、杂志、网络资料等文献类别都可生成。但是Word中文内引文的格式比较单一，只能添加作者和年份，不能添加页码。虽然文内引用也可以手动添加，但是鉴于使用Word生成文内引文一定程度上能简化后续参考文献的添加步骤，所以这里还是希望大家多开动脑筋，使用转述的形式论述，而不是直接引用文献资料。
第五步：
最后，论文的最后一部分是参考文献部分。论文中引用的每个文献来源都要出现在参考文献列表中，参考列表中的每个条目也必须在论文中使用。参考文献一般位于论文的最后一页；“References（参考文献）”加粗、居中、位于页面顶部。参考文献部分的字体字号也和正文一致、保持双倍行距。但是要使用悬挂缩进模式，即每个条目第一行不缩进，第一行后的所有行都从左侧缩进半英寸。
悬挂缩进可以选中参考文献后、右击选择“段落”调整。在“缩进值”处输入0.5英寸即可。
至于参考文献的具体格式，Word用户不必太过担心，Word中参考文献是可以直接生成的。因为前文文内引用已经添加了参考文献来源，点击书目，选择具体格式，即可逐条生成全文的参考文献清单。注意参考文献的条目是按照文献第一作者姓氏的字母顺序排列的，因此在逐条生成时，也应注意文献排列顺序。
同时需要注意的是，Word中生成的参考文献格式不一定能满足APA格式的更新要求，因此也需要根据APA手册进行检查核对。
Word插入APA格式尾注
APA格式需要注释的内容一般直接在论文内注明，但有一些特殊情况需要运用到尾注。特殊情况一般有两种，一种是对引用的内容需要进行简短的解释说明，一种版权许可说明。版权许可说明是指直接引用了过多参考文献中的资料后得到的转载许可。
Word插入APA格式尾注时，可以使用“引用”中的“插入尾注”功能。将光标放置在需注释内容的标点符号后，单击“插入尾注”就能自动出现尾注。
注意尾注的格式需要自己调整，尾注格式为10号字体、单倍行距，其余格式要求和正文基本保持一致，如果尾注中出现参考文献，也需要严格遵循参考文献的格式要求。
Word文档APA格式有两个作者怎么办
APA格式中需要标注作者分两种情况，一是文内引用，另一种是文末的参考文献。
文内引用有两位作者时，直接在论文中添加括号，两位作者的姓氏用“&”连接，并标记年份。如果是直接引用，则再需加上作品页码。
参考文献有两位作者，则需要根据作者的姓氏和名字首字母列出两位作者，作者的姓和名
之间用逗号分隔，两位作者同样用“&”连接，其余部分同普通参考文献格式要求保持一致。
具体示例如下：
在Word中，创建文献来源时，输入一位作者的姓名后，点击“作者”旁的“编辑”一栏，添加另一位作者的相关信息，添加完成后就可以直接生成有两位作者的文内引文和参考文献条目了。
Word 2003 Word 2007 APA格式
Word2003和Word2007都是较早期的Word版本，在功能上比起新版Word略有欠缺。不过在字体、字号、行距、缩进、加粗、页眉页码等方面的设置还是较为相似的，AcademicPhD就不多介绍了。我们主要介绍下区别较大的参考文献引用部分。
Word 2003 APA格式
Word 2003没有生成参考文献功能，如果想要生成参考文献，可以使用“插入”-“引用”-“脚注和尾注”功能，由于参考文献列表通常位于论文末尾，可以先生成尾注，并将尾注位置放在论文末尾，再根据APA格式要求调整。同样，Word2003文内引用功能也是缺失的，所以建议大家在论文写作时尽量不要使用Word2003版本。
Word 2007APA格式
2007版的文内引用和参考文献生成的大致方式还是与新版本相似的。但是Word 2007在生成参考文献时，由于版本较早，因此参考文献格式中没有最新版APA格式，所以要在生成后，再根据最新版APA格式要求进行调整。
WPS如何设置生成转换APA论文格式
WPS没有APA格式模板，不能直接生成APA格式的论文。所以想在WPS中将论文转换为APA格式，就需要作者对照APA格式手册进行手动调整。幸运的是，Word和WPS的使用很相似，大家可以参照上文Word中生成APA格式的方式，对WPS文档进行调整。但是WPS不能自动生成APA格式的参考文献，论文文内引用和参考文献格式就需要作者自己修改了。所以还是建议大家使用Word来进行论文写作，显然在论文格式方面，Word的功能更为齐全。
以上就是AcademicPhD为大家介绍的如何在Word、WPS中设置生成转换APA论文格式，APA格式是论文写作中最为常用的格式之一，大家一定要学会如何设置。熟悉了APA格式后，对大家的论文写作效率和质量的提高也是有很大帮助的。
